Titolo del processo: Gestione creazione fatture mensili

Settore: Servizi

Attività: Azienda Immobiliare

Descrizione: Il progetto si prefigge di automatizzare la creazione delle fatture attive per i canoni di affitto degli immobili. Si ha il vantaggio della ricerca delle fatture create oltre alla gestione delle scadenze per i rinnovi.

Titolo del processo: Creazioni di nuove commesse. Controllo e pianificazione. Controllo degli approvvigionamenti.

Settore: Industria

Attività: Leader nella produzione di impianti di lubrificazione

Descrizione: L'applicazione prevede l'acquisizione e trasferimento di dati dagli e per gli ambienti operazionali e amministrativi in AS/400. Un primo processo openwork di rilevazione nuova commessa, verifica la creazione di un nuovo ordine su AS/400. Un secondo processo openwork di Gestione commessa, dopo aver verificato in quale stabilimento verrà realizzato l'impianto, richiede
- al responsabile dell'ufficio acquisti di definire quali saranno i buyer
- al responsabile dell'ufficio tecnico chi sarà il project engineer
- al direttore di produzione di definire la pianificazione della commessa.
Non appena il direttore conferma la pianificazione, il processo openwork la invia automaticamente via e-mail ad una lista di distribuzione. A questo punto, il flusso procede sue due strade parallele ma tra loro collegate: la verifica dello stato di avanzamento delle fasi di produzione e il controllo degli approvvigionamenti. Sugli approvvigionamenti, il processo prevede tre controlli fondamentali: Il primo, verifica che la data di consegna sia compatibile con la pianificazione, il secondo che alla data concordata la merce venga effettivamente consegnata, il terzo che la consegna, e quindi la relativa fattura, non venga richiesta con troppo anticipo. In tutti i casi viene segnalata automaticamente via e-mail la criticità agli interessati richiedendo interventi secondo le modalità previste dal processo definito. In questi controlli interviene un fattore di correzione che modifica la data di consegna tenendo conto della nazione del magazzino del fornitore e dello stabilimento di destinazione.

Titolo del processo: Gestione liquidazione

Settore: P.A.

Attività: Camera di Commercio

Descrizione: E' il processo che, valido sia per i provvedimenti sia per le determine (con elementi contabili) è avviato da una fattura e gestisce le fasi di registrazione del costo e di mandato di pagamento.

Titolo del processo: Gestione degli investimenti

Settore: Industria

Attività: Costruzione Automobili.

Descrizione: Il processo prevede il caricamento iniziale dei fabbisogni d'investimento previsti a budget. Successivamente, a tali fabbisogni sono collegate le singole richieste nelle quali vengono dettagliate specifiche tecniche, categoria fiscale, prezzo d'acquisto ecc.. Viene quindi effettuata una valutazione economica dell'investimento (NPV) ed una verifica di capienza del budget. Segue autorizzazione alla spesa ed emissione ordine (con trasmissione al richiedente di una copia digitale).

Titolo del processo: Autorizzazione al pagamento delle fatture Passive

Settore: Servizi

Attività: Azienda leader internazionale nel settore delle telecomunicazioni e del segnalamento e sicurezza in ambito ferroviario

Descrizione: Il progetto si prefigge di controllare il processo di autorizzazione al pagamento delle fatture passive. Il fatto di utilizzare openwork in extranet accessibile da diverse filiali sparse sul territorio consente una veloce autorizzazione evitando che la fattura sia smistata fisicamente alla filiale incaricata.

Titolo del processo: Progetto Area Finanza : Gestione titoli e dossier

Settore: Finance

Attività: Banca

Descrizione: OBIETTIVO Unificare/snellire/monitorare le attività di predisposizione dei modelli cartacei da far sottoscrivere al cliente (richieste varie) e le attività di invio richieste e documenti alle unità interessate, nonchè gestire l'archiviazione elettronica di tutta la documentazione per una rapida interrogazione/ricerca futura. SOLUZIONE Si è scelto di supportare: - Trasferimento titoli da altro istituto - Estinzione Dossier - Trasferimento titoli tra nominativi diversi - Trasferimento titoli tra stesso nominativo - Successione titoli L'operatore/responsabile dell'unità periferica crea un nuovo documento, digita l'identificativo numerico del cliente (CDG), interroga tramite apposita funzione i dati dello stesso dall'anagrafica dell'ambiente 3270, specifica ed interroga i dati relativi al dossier, completa la form con i mancanti non presenti in ambiente 3270, salva, stampa i modelli cartacei predisposti (modelli HTML non DOC), invia la richiesta. L'invio del documento avvia un processo che si occupa di gestire l'insieme delle attività connesse alla specifica richiesta; in particolare se l'operatore richiedente non è il responsabile dell'unità viene assegnata una attività di presa visione / autorizzazione al responsabile dell'unità stessa. La richiesta autorizzata viene assegnata a specifici operatori delle unità centrali in base alla tipologia della richiesta. I predetti operatori dopo aver svolto quanto necessario inoltrano il documento al proprio responsabile per la presa visione e la convalida dello stesso e delle operazioni effettuate in procedura. Nel caso di estinzioni, dove può essere necessario un recupero spese, commissioni, bolli ecc. il processo assegna prima dell'archiviazione una attività agli operatori della filiale richiedente per il recupero delle predette voci di spesa. RISULTATI Raccolta in un fascicolo elettronico, consultabile per CDG, di tutta la documentazione inerente la specifica attività, rapidità nell'inoltro delle richieste, "standardizzazione" dei modelli di richieste sia cartacee (sottoscritte dal cliente) sia elettroniche (inviate agli uffici centrali), archiviazione centralizzata, ricerca e stampa di eventuali copie future da procedura, riduzione dei costi di invio documentazione (preparazione, consegna, smistamento e materiali di consumo per la corrispondenza).

Titolo del processo: Archiviazione fatture passive

Settore: Servizi

Attività: Azienda leader internazionale nel settore delle telecomunicazioni e del segnalamento e sicurezza in ambito ferroviario

Descrizione: Obiettivi: automatizzare i processi di archiviazione delle fatture passive. Soluzione: la soluzione prevede l'utilizzo di processi automatici che archiviano sia le fatture cartacee scansionate, sia le fatture elettroniche arrivate via mail. I processi si interfacciano con sistemi gestionali esterni per l'accesso e la condivisione delle informazioni. Risultati: miglioramento dell'intero processo di archiviazione delle fatture in particolare legato all'ottimizzazione del tempo dedicato al recupero delle informazioni.

Titolo del processo: Gestione estratti conto

Settore: Finanza

Attività: Banca

Descrizione :Il processo definisce tutte le attività necessarie a gestire mensilmente l'attività di produzione e invio degli estratti conto contenenti messaggi e immagini differenziate sulla base delle segmentazioni dei clienti possessori di conto corrente. Il processo è composto delle seguenti macro-attività: - Definizione destinatari e personalizzazione estratti conto: riguarda il circuito delle attività necessarie a definire la personalizzazione sugli estratti conto da inviare ai clienti in base ai criteri di selezione indicati dalla Direzione di Marketing - Elaborazione estratti conto: attività per la generazione e stampa mensile degli estratti conto personalizzati - Postalizzazione estratti conto: riguarda l'insieme di compiti atti a garantire che la spedizione degli estratti conto ai clienti vada a buon fine. RISULTATI Processo supportato dall'applicativo di workflow management che consente il tracking e il monitoraggio delle performance di processo. Razionalizzazione dell'attività e delle responsabilità organizzative per lo svolgimento delle singole attività.

Titolo del processo: Gestione trasferte

Settore: P.A.

Attività: Camera di Commercio

Descrizione: Il processo gestisce l'autorizzazione alla trasferta, il congelamento del budget necessario, eventuali anticipi di cassa (si interfaccia con il processo Cassa del Provveditorato) e il rimborso sul cedolino delle spese sostenute, previa autorizzazione del dirigente e controllo dell'Ufficio Personale.

Titolo del processo: Creazione nuove anagrafiche cliente/fornitore integrato con ERP

Settore: Industria

Attività: Azienda leader nel settore della produzione su commessa di impianti

Descrizione :L'obiettivo del processo è quello di permettere ad un utente abilitato di creare l'anagrafica di un nuovo cliente o fornitore senza generare incoerenze al sistema contabile e gestionale. La soluzione permette quindi di gestire il processo nei seguenti passi: creazione di una nuova anagrafica cliente o fornitore da parte dell'utente, segnalazione al suo responsabile che approva o no l'inserimento della nuova anagrafica nel sistema, nel caso di approvazione i dati inseriti dall'utente vengono registrati nel sistema in un'opportuna tabella, a questo punto il personale contabile può codificare automaticamente l'opportuno conto contabile recuperando tutti i dati anagrafici precedentemente inseriti. Il flusso così gestito permette di ottimizzare e velocizzare l'inserimento di nuove anagrafiche clienti e fornitori dando la possibilità al vario personale di competenza di inserire i dati, garantendo comunque l'assoluta univocità dei dati stessi e il massimo controllo da parte dei responsabili preposti.

Titolo del processo: Gestione del ciclo passivo integrato con ERP

Settore: Industria

Attività: Azienda di produzione veicoli speciali leader in Italia e all'estero

Descrizione: Il processo ha come obiettivo quello di gestire il flusso del ciclo passivo in modo completamente integrato al sistema gestionale. Le attività del processo sono di seguito esposte: generazione dall'ente aziendale della richiesta di acquisto (RDA), approvazione da parte dell'ufficio acquisti, emissione ordine fornitore con autorizzazione e firma, arrivo materiale con controllo fatture, notifica da parte dell'ufficio acquisti, rilascio del benestare dall'ufficio acquisti all'ufficio contabile per i pagamenti, preparazione bonifici, registrazione pagamento e invio pagamento al fornitore. La gestione di tale processo permette di avere in modo analitico sempre la situazione della singola richiesta di acquisto con il relativo ordine e fino all'emissione del pagamento al fornitore. Così facendo si garantisce la massima tempestività nel procedere ai vari approvvigionamenti di materiale, eliminando così alcuni dei punti critici della gestione aziendale, ritardi di consegne da parte dei fornitori dovuti a vari motivi tra cui l'eventuale scarsa disponibilità dei materiali, al fine di abbattere i costi ed ottimizzare le risorse sia in termini di materiali che di manodopera.

Titolo del processo: Integrazione documentale con SAP Business One

Settore: Industria

Attività: Azienda industriale settore elettronico

Descrizione: L'obiettivo del progetto consiste nell'introduzione di una gestione documentale da integrare con SAP Business One. Il processo consente di generare un documento (qualunque esso sia) in SAP ed archiviarlo tramite web services nel repository di Openwork. I documenti possomo essere successivamente consultati sia tramite SAP sia tramite Openwork. Tramite questa implementazione è stato superarto il limite di SAP Business One legato alla non disponibilità di un sistema documentale proprio consentendo ricerche rapide e veloci tramite il repository di Openwork.

Titolo del processo: Conservazione sostitutiva dei documenti

Settore: Servizi

Attività: Servizi di logistica e trasporto

Descrizione: OBIETTIVO Prima dell'intervento tutte le attività necessarie e definite nella procedura erano gestite separatamente da ciascun reparto coinvolto, rendendone difficoltosi la visione ed il controllo d'insieme: stampa elettronica di libri contabili, copia, verifiche, approvazioni, conservazione sostitutiva con firma digitale, indicizzazione e memorizzazione dei documenti sul sistema di Gestione documentale. RISULTATI Riduzione dei tempi per definizione, esecuzione e manutenzione di processi; automazione di tutte le attività possibili: gli operatori vengono ora coinvolti e guidati nel processo solo quando strettamente necessario; soluzione ottenuta attingendo direttamente dalla conoscenza di business del personale aziendale con visione non IT; Chi fa cosa, quando e come è tracciato e verificabile.

Titolo del processo: Gestione estratti conto

Settore: Finance

Attività: Banca

Descrizione :Il processo definisce tutte le attività necessarie a gestire mensilmente l'attività di produzione e invio degli estratti conto contenenti messaggi e immagini differenziate sulla base delle segmentazioni dei clienti possessori di conto corrente. Il processo è composto delle seguenti macro-attività: - Definizione destinatari e personalizzazione estratti conto: riguarda il circuito delle attività necessarie a definire la personalizzazione sugli estratti conto da inviare ai clienti in base ai criteri di selezione indicati dalla Direzione di Marketing - Elaborazione estratti conto: attività per la generazione e stampa mensile degli estratti conto personalizzati - Postalizzazione estratti conto: riguarda l'insieme di compiti atti a garantire che la spedizione degli estratti conto ai clienti vada a buon fine. RISULTATI Processo supportato dall'applicativo di workflow management che consente il tracking e il monitoraggio delle performance di processo. Razionalizzazione dell'attività e delle responsabilità organizzative per lo svolgimento delle singole attività.

Titolo del processo: Processo Gestione e utilizzo del Budget

Settore: P.A.

Attività: Camera di Commercio

Descrizione: Il processo, conforme a quanto prescritto dal nuovo regolamento contabile D.P.R 2 Nov 2005, gestisce in tutte le sue fasi la prenotazione del budget, eventuali richieste di acquisto, la gestione delle fatture e la loro liquidazione e la gestione (economica) dei contributi camerali. openwork si integra con il sistema contabile per verificare in tempo reale (al momento della richiesta di prenotazione del budget) la situazione contabile permettendo all'utente di inoltrare la richiesta solo se è disponibile l'importo necessario. Il dirigente firma elettronicamente il provvedimento di prenotazione (così come previsto dal regolamento) e il sistema congela direttamente le risorse prenotate. Eventuali richieste di acquisto/lettere al fornitore vengono firmate digitalmente dal dirigente e protocollate (tramite web services) nel sistema di protocollazione informatica Prodigi. Al termine dei processi tutti i documenti, sempre tramite web services vengono fascicolati e inviati (non protocollati) al protocollo che a sua volta li invierà in archiviazione ottica. BENEFICI Drastica riduzione dei fogli di carta, reperibilità di tutte le informazioni in tempo reale sia durante il processo che dopo dettagliata reportistica che permette con una struttura ad albero di verificare la situazione contabile del conto economico, le prenotazioni di budget che lo hanno coinvolto e i documenti/processi che hanno richiesto tale prenotazione. Il controllo sulle operazioni ha azzerato errori/imprevisti, tipici soprattutto a fine anno. Condivisione e pieno rispetto delle regole e delle fasi di lavorazione. Organizzazione snella: gestendo elettronicamente le regole, qualsiasi variazione/cambiamento è velocissimo ed ha un impatto bassissimo sull'organizzazione. Riduzione di quasi la metà dei tempi di processo: da 10/15 gg medi a 6/7 gg. Miglioramento e rafforzamento nell'utilizzo del protocollo informatico che finchè i processi giravano su carta veniva considerato un semplice doppione (inutile) delle cartelline cartacee presenti sulle scrivanie. Analisi delle quantità e dei tempi di lavorazione e monitoraggio continuo delle attività critiche.

Titolo del processo: Richiesta Fido

Settore: Finance

Attività: Servizi bancari per le aziende. Istituto di credito e risparmio.

Descrizione: Il progetto si prefigge di controllare la richiesta di autorizzazione di fido tramite portale. Tutte le chiamate a openwork sono fatte attraverso i webservices. In particolare si gestisce dinamicamente l'assegnazione degli utenti alle diverse OU, si prelevano gli elenchi di attività e si eseguono le attività stesse.