Titolo del processo: Gestione Contratti

Settore: Industria

Attività: Multinazionale italiana del settore farmaceutico

Descrizione: Progetto pilota BPM. L'esigenza primaria del progetto di Gestione Contratti è stata l'informatizzazione del processo stesso al fine di ottenerne la completa governance. Le attività del processo vanno dalla creazione della richiesta di contratto, alla revisione interna dello stesso e alla condivisione con il fornitore, fino alla sottoscrizione finale (e la integrazione con il sistema documentale esistente), con il monitoraggio costante delle performance e la gestione dei vari attori del processo. Il risultato ottenuto è stato quello di monitorare tale processo, valutarne e misurarne l'efficienza, con lo scopo di ottimizzare il processo stesso in termini di tempistiche e di risorse allocate e ridurre in tal modo al minimo i tempi di sottoscrizione dei contratti.

Titolo del processo: Autorizzazione ordini d'acquisto

Settore: Finance

Attività: Servizi bancari per le aziende. Istituto di credito e risparmio.

Descrizione: Il progetto si prefigge di controllare il processo di autorizzazione degli ordini di acquisto tramite portale. Il processo di autorizzazione non è legato alla struttura organizzativa, ma a informazioni contenute nel documento stesso. Una anagrafica ad hoc contiene le informazioni per individuare i partecipanti in funzione di fornitore e tipo prodotto. Pagine custom permettono di operare su openwork e sul portale tramite chiamate a webservices.

Titolo del processo: Approvazione ordini a fornitore, conferme d'ordine e applicazione delle penali

Settore: Industria

Attività: Manifatturiera leader divano in pelle.

Descrizione: Il progetto prevede la gestione degli ordini a fornitori avendo sempre sotto controllo flussi e le relative tempistiche, criticità, ritardi o disponibilità limitata delle materie prime. Le attività del processo includono: - approvazione dell'ordine a fornitore - invio ordine via fax - verifica conferme d'ordine - monitoraggio costante delle performance e correlazione tra i vari attori del processo. La soluzione permette di introdurre avvisi legati a scadenze predefinite, di misurare i livelli di servizi e applicare penali legate a ritardi. RISULTATI Riduzione 50% dei ritardi medi di consegna, maggiori ricavi per 2 M, riduzione delle risorse del 30% con un incremento delle capacità di elaborazione ordini sino a 2000 per anno.

Titolo del processo: Gestione di carico e organizzazione logistica dei trasporti

Settore: Industria

Attività: Società di trasporti e gestione logistica.

Descrizione: Gestione del processo di organizzazione delle spedizioni tramite vettore con le relative fasi di avanzamento, quali ad esempio l'organizzazione del carico merci per la pianificazione dei viaggi.

Titolo del processo: Gestione Richiesta d'Acquisto integrata con EPR

Settore: Servizi

Attività: Azienda leader nel settore delle telecomunicazioni a livello mondiale.

Descrizione: L'obiettivo del processo è quello di fornire la completa gestione delle RDA in tre fasi distinte: generazione del processo, gestione dell'iter del flusso di approvazioni/revisioni/dinieghi, restituzione al gestionale dell'esito finale della RDA. La procedura genera una RDA via WEB. Si avrà la notifica di apertura processo al responsabile identificato in fase di definizione dei ruoli. Ovviamente è molto importante la definizione dell'organigramma funzionale e gerarchico dei ruoli aziendali. L'organigramma ha appunto lo scopo di rappresentare il flusso che l'RDA dovrà avere. Il processo notificherà all'interessato via mail che ci sono delle richieste da evadere e potrà scegliere: accettare la richiesta in totale, negare l'assenso e rimandarla al mittente. Verranno anche distinte varie tipologie di acquisto, budget di spesa, limiti di importo per centro. L'iter dell'RDA alimenta il gestionale per procedere agli acquisti. Il risultato di tale applicazione è la possibilità di monitorare e tenere traccia di tutti gli eventi inerenti all'RDA e conoscere colli di bottiglia o anomalie. Tramite opportuni timer è inoltre possibile sollecitare eventuali richieste ancora da evadere.

Titolo del processo: Gestione ordini di spedizione di produzioni industriali

Settore: Industria

Attività: Costruzione Autoveicoli.

Descrizione: Gestisce la richiesta di una spedizione da parte di un dipendente con la fase di approvazione che, quando critica, deve essere effettuata nel giro di mezz'ora. Stampa la richiesta con il codice a barre che può essere letto dal magazzino spedizione per visualizzare i dati della form. - spedizioni all'esterno dell'azienda - ordine di spedizione (da approvare) - ordine di spedizione (approvato) - consegna plico/pacco e autorizzazione all'Ufficio Spedizioni Caratteristiche dell'implementazione: - routing per regole - avvisi automatici ai partecipanti - dato strutturato > dato de-strutturato - controlli consistenza e validazione dati - analisi e monitoraggio processi Benefici: Esecuzione visuale del processo, Analisi-Realizzativa e Time to run ridotti.

Titolo del processo: Creazioni di nuove commesse. Controllo e pianificazione. Controllo degli approvvigionamenti.

Settore: Industria

Attività: Leader nella produzione di impianti di lubrificazione.

Descrizione: La principale criticità era quella di offrire in un sistema informatico l'ambiente di interazione tra gli uomini della produzione e gli uomini degli acquisti che aiutasse tutti gli attori coinvolti ad acquisire più consapevolezza di partecipare ad un unico processo in cui la sfida è riuscire a consegnare nei tempi stabiliti con il cliente. Per rispondere a questa necessità è stato scelto openwork perchè permette di rappresentare il processo e i suoi obiettivi, fornendo così ai singoli attori che vi prendono parte il senso alla propria attività e di regolarla in funzione degli obiettivi del processo stesso. L'applicazione prevede l'acquisizione e trasferimento di dati dagli e per gli ambienti operazionali e amministrativi in AS/400. Un primo processo openwork di rilevazione nuova commessa, verifica la creazione di un nuovo ordine su AS/400. Un secondo processo openwork di Gestione commessa, dopo aver verificato in quale stabilimento verrà realizzato l'impianto, richiede - al responsabile dell'ufficio acquisti di definire quali saranno i buyer - al responsabile dell'ufficio tecnico chi sarà il project engineer - al direttore di produzione di definire la pianificazione della commessa. Non appena il direttore conferma la pianificazione, il processo openwork la invia automaticamente via e-mail ad una lista di distribuzione. A questo punto, il flusso procede sue due strade parallele ma tra loro collegate: la verifica dello stato di avanzamento delle fasi di produzione e il controllo degli approvvigionamenti.

Titolo del processo: Qualificazione Fornitori

Settore: Industria

Attività: Costruzione Automobili.

Descrizione: Si è interfacciato e-work con l'ERP e con il sito Web aziendale. Il processo è avviato da una richiesta di qualificazione fatta dal fornitore tramite web o da una richiesta interna e consente di tracciare tutto l'iter di valutazione del fornitore in base a parametri predefiniti per classe merceologica. L'esito positivo della valutazione genera in automatico un aggiornamento dell'Albo fornitori. Il processo, inoltre, prevede la gestione delle revisioni periodiche.